Une perte de la carte grise d’un véhicule de société paralyse immédiatement l’usage de l’utilitaire ou de la voiture de fonction et fragilise la gestion du parc automobile. L’urgence opérationnelle exige une rigueur administrative stricte. Sans certificat d’immatriculation, votre véhicule d’entreprise ne doit pas circuler sur la voie publique. En cas d’infraction, vous risquez une amende forfaitaire et l’immobilisation du véhicule, ce qui paralyserait votre activité.
En bref : la réactivité face à l’urgence
La perte de la carte grise d’un utilitaire ou d’un véhicule de fonction exige une action immédiate. Le représentant légal doit lancer la procédure sans attendre pour régulariser la situation administrative.
- Responsabilité légale : La demande de duplicata de carte grise incombe au gérant ou à un tiers mandaté (prestataire spécialisé, garage habilité) via un espace professionnel dédié.
- Amende et sanctions : Rouler sans carte grise coûte cher à l’entreprise. Vous risquez une amende forfaitaire de 135 € (classe 4) ainsi que l’immobilisation immédiate du véhicule.
- Délai réglementaire : Conformément à l’article R. 322-10 du Code de la route, l’entreprise dispose d’un délai d’un mois maximum après la perte pour effectuer la déclaration et la demande de duplicata.
Qui peut faire la demande de duplicata pour une personne morale ?
Les formalités pour un véhicule professionnel dépendent du statut de la structure et du mode de détention du bien.
- Véhicule au nom de l’entreprise : Le dirigeant inscrit sur le justificatif d’immatriculation de la société agit directement ou mandate un tiers.
- Sociétés commerciales (SAS, SARL, EURL) : Un extrait Kbis de la société (de moins de 3 mois) est obligatoire.
- Artisans : Un extrait du Registre National des Entreprises (RNE), qui remplace l’ancien extrait D1.
- Professions libérales & Auto-entrepreneurs : Un avis de situation SIRENE.
- Associations : Les statuts, le récépissé de déclaration en préfecture et l’avis SIRENE.
- Véhicule en leasing (LOA / LLD) : L’entreprise est locataire et le propriétaire demeure l’organisme de crédit ou de location. En cas de rachat en LOA ou en cours de bail, il convient de contacter simplement votre bailleur : il effectue la démarche lui-même ou vous transmet la délégation nécessaire.
Documents obligatoires pour refaire la carte grise d’une société
Pour constituer un dossier conforme pour une personne morale sur l’espace France Titres ou auprès d’un professionnel habilité, il faut réunir les pièces justificatives suivantes :
- Déclaration de perte (Cerfa n° 13753*04) : Cochez la case « personne morale », renseignez la raison sociale, le numéro SIRET, les dates et circonstances de la perte, puis apposez le tampon de l’établissement et la signature du dirigeant.
- Justificatif d’existence de la société : Vous devez transmettre un justificatif selon votre statut (Kbis, RNE ou SIRENE).
- Pièce d’identité du représentant légal : Copie en cours de validité de la pièce d’identité (CNI ou passeport) du gérant ou du président.
- Demande d’immatriculation (Cerfa n° 13750*07) : Ce formulaire s’impose uniquement si vous mandatez un professionnel habilité. Cochez simplement la case « Duplicata », renseignez les informations du véhicule, puis apposez le cachet de la société.
- Procès-verbal de contrôle technique : En cours de validité pour les véhicules soumis à cette obligation (plus de 4 ans).
- Mandat d’immatriculation (Cerfa n° 13757*03) : Ce document s’impose si vous déléguez la démarche. Il permet de donner mandat à un professionnel habilité ou à un collaborateur interne.
💡 L’astuce Kbis : Vous dirigez l’entreprise ? Évitez les frais ! Connectez-vous sur le site officiel MonIdenum. Cette plateforme d’identité numérique des entreprises vous offre le téléchargement gratuit et instantané de votre extrait Kbis à jour. Vous n’avez plus qu’à joindre ce fichier PDF à votre dossier sur France Titres.
Perte de carte grise de véhicule de société sans contrôle technique valide : que faire ?
Si le contrôle technique est périmé et que la carte grise est introuvable, le centre de contrôle ne peut pas inspecter le véhicule. Il faut solliciter au préalable une Fiche d’Identification du Véhicule (FIV) en ligne sur France Titres. Ce document officiel récapitule toutes les caractéristiques techniques du véhicule. Il permet au centre de réaliser le contrôle technique, même sans l’ancienne carte grise.
Procédure en ligne : du CPI à la réception au siège social
Depuis le Plan Préfectures Nouvelle Génération (PPNG), l’ensemble des guichets préfectoraux est fermé au public. La procédure est 100 % dématérialisée :
- Site officiel France Titres (ex-ANTS) : Connectez-vous au portail France Titres avec le numéro SIRET de l’entreprise. Vous pouvez alors effectuer la téléprocédure en toute autonomie depuis votre espace professionnel.
- Plateforme spécialisée agréée : Recourir à un prestataire habilité par le ministère de l’Intérieur permet d’éviter un dossier en attente d’instruction, de vérifier la conformité du Kbis et d’accélérer le traitement. Pensez toutefois à vérifier l’agrément du professionnel avant de soumettre vos documents.
Dès l’enregistrement final de la demande et le paiement des taxes, le Certificat Provisoire d’Immatriculation (CPI) est généré. Il permet au collaborateur d’utiliser immédiatement le véhicule de fonction ou l’utilitaire sur le territoire national.
La carte grise définitive est ensuite expédiée sous quelques jours par l’Imprimerie Nationale. Elle est obligatoirement envoyée sous pli sécurisé avec remise contre signature directement au siège social de l’entreprise. Vous pouvez vous référer aux indications sur le délai de réception avec France Titres pour suivre l’état de sa production et de son acheminement.
⛔ À retenir : Dès la validation de la demande dans le fichier national SIV, le système annule définitivement l’ancien titre. Même si vous le retrouvez plus tard, détruisez-le immédiatement : il perd toute valeur juridique.
Déclaration de perte, vol ou détérioration : les différences
- Perte : La déclaration en gendarmerie ou commissariat n’est pas obligatoire pour France Titres (le Cerfa n° 13753*04 interne suffit), mais elle demeure vivement recommandée pour prémunir l’entreprise contre une usurpation de plaques d’immatriculation.
- Vol : La déclaration auprès des forces de l’ordre est impérative. Le récépissé de plainte doit être fourni au dossier.
- Détérioration : La procédure de demande de duplicata est identique, mais vous devez fournir une copie visuelle du titre abîmé. L’entreprise a l’obligation légale de conserver la carte grise détériorée pendant 5 ans après la délivrance du nouveau titre.
Prix du duplicata et traitement comptable
- Tarif réglementé SIV : La démarche vous coûte 13,76 € fixes. Ce tarif légal additionne la taxe fixe de 11 € et la redevance d’acheminement de 2,76 €.
- Basculement FNI vers SIV : Pour un véhicule enregistré sous l’ancien format (ex. 1234 AB 75), le système convertit automatiquement le numéro au format SIV (type AA-123-AA). Vous ne réglez alors que les 2,76 € d’acheminement, mais vous devez faire fabriquer et poser de nouvelles plaques.
- Déduction comptable : L’entreprise enregistre ces dépenses parmi ses charges d’exploitation. Vous pouvez donc déduire les taxes et les honoraires du prestataire de votre résultat fiscal.
Vos questions fréquentes
Peut-on faire rouler un véhicule de société à 2 places avec une carte grise perdue ?
Non. Quelle que soit la catégorie du véhicule (véhicule de société VP ou CTTE, utilitaire 2 places ou engin spécifique), l’absence du titre de circulation sur la voie publique est sanctionnée par une amende de classe 4.
Pourquoi ma demande de carte grise professionnelle est-elle bloquée ?
Plusieurs motifs peuvent bloquer la procédure : un Kbis de plus de 3 mois, un contrôle technique expiré ou une erreur sur le numéro SIRET. N’oubliez pas non plus de signer et joindre le Cerfa n° 13757, sous peine de rejet immédiat du dossier.
Quel est le délai de réception de la nouvelle carte grise d’entreprise ?
L’Imprimerie Nationale émet votre CPI, puis expédie la carte grise définitive par pli sécurisé. Le courrier arrive directement au siège social dans un délai de 3 à 5 jours ouvrés.
